Komunikowanie się w firmie może zaważyć na tym, jak będzie przebiegała współpraca między wybranymi jej działami. Warto jednak zwrócić uwagę na to, że czasem trzeba wypracować pewne schematy i płaszczyzny porozumienia, które połączą interesy stron. Co robić, by poprawić komunikację w przedsiębiorstwie?
Kto i z kim komunikuje się w firmie?
Komunikacja w firmie jest kluczowym czynnikiem życia zawodowego. Praca kierownika działu określi, jak będzie przebiegał ten proces. Kierownik rozmawia z pracownikami, aby dowiedzieć się, czego potrzebują, co robią i co myślą.
W tym celu kierownik musi posiadać konkretną wiedzę na temat działu i pracownika. Każdy dział w firmie będzie miał inny styl komunikacji. Wynika to z wymagań zawodu, celów oraz cech osób pracujących w tym dziale.
Na przykład dział komunikacji sprzedaży i marketingu różni się od działu administracji i finansów. Sposób komunikacji każdego z działów będzie zależał od celów biznesowych, trendów w branży i potrzeb klientów.
Kolejnym czynnikiem, który decyduje o tym, jak działa komunikacja w firmie, jest poziom menedżera. Kierownicy wyższego szczebla będą na ogół komunikować się z szefami działów i pozostałymi kierownikami, i to tylko w przypadku pilnej potrzeby lub w celu rozwiązania konfliktu.
Poprawa komunikacji wewnętrznej w firmie — czy menedżer powinien rozmawiać tylko z osobami wyższego szczebla?
W większości firm od menedżerów wymaga się, aby mieli kontakt ze wszystkimi pracownikami, w tym z kierownikiem działu. Nie zawsze tak jest, ale należy pamiętać, że kierownik odpowiada nie tylko za dział, ale także za całą firmę.
Dlatego musi mieć kontakt ze wszystkimi pracownikami, zarówno w swoim dziale, jak i w innych departamentach w przedsiębiorstwie. Aby rozmawiać z pracownikami, menedżerowie wykorzystują formalne i nieformalne style komunikacji.
Kierownik będzie używał nieformalnego stylu komunikacji podczas rozmowy z pracownikiem, z którym ma bliskie relacje. Ale czy np. senior manager powinien rozmawiać o życiu firmy tylko z innymi osobami, które zajmują to stanowisko?
To pytanie jest często zadawane przez studentów i menedżerów małych firm. Może się wydawać, że potrzeba komunikacji z osobami wyższego szczebla pojawia się automatycznie. Prawda jest jednak taka, że nie zawsze jest to obowiązkowe.
Najczęstszym błędem komunikacyjnym jest próba komunikowania się z podwładnymi w taki sam sposób, jak z kierownictwem wyższego szczebla. Czasami prowadzi to do nieporozumień i niepotrzebnych sporów. Dlatego menedżerowie nie powinni ograniczać swoich kontaktów do kierownictwa wyższego szczebla. Im więcej rozmów odbędą, tym lepiej. I dla nich, i dla firmy.
Jak wygląda profesjonalna komunikacja z pracownikami?
Komunikacja to przekazywanie informacji za pomocą słów. Komunikacja z pracownikami firmy powinna być profesjonalna i poprawna, a jej podstawą powinno być zrozumienie interesów obu stron.
Pracownicy chcą mieć poczucie, że ktoś im pomaga, wspiera ich pracę, daje szczere rady i sugestie. Komunikacja z pracownikami w firmie powinna być szczera, jasna i jednoznaczna. Nie muszą to być długie i szczegółowe spotkania. Wystarczą zdawkowe, nastawione na uzyskanie precyzyjnych danych, konwersacje między nimi.
Pracownicy chcą również, aby menedżerowie reagowali na prośby o pomoc. Jeśli menedżer otrzyma od pracownika taką sugestię, to powinien natychmiast pomóc pracownikowi, nawet jeśli sytuacja nie jest pilna.
Osoby znajdujące się na nieco niższych szczeblach w firmie, muszą czuć wsparcie ze strony menedżerów czy kierowników działów. Jeśli ten widzi, że pracownik ma problemy, to powinien spróbować mu pomóc. Powinno temu towarzyszyć odpowiednie zrozumienie sytuacji i jego interesów.
Jak rozwiązać problemy komunikacyjne w firmie?
Problemy z komunikacją w firmie wynikają z różnych czynników. Do najczęstszych należą:
- Potrzeba komunikacji – ważne jest, aby zrozumieć, jaka komunikacja będzie stosowana, w jakiej formie i w jakim formacie. Jeśli potrzeba nie zostanie zaspokojona, pracownik będzie czuł niezadowolenie i będzie narzekał.
- Styl komunikacji – konieczne jest zrozumienie, jak każdy pracownik firmy reaguje na komunikację. Należy zrozumieć, jaki język będzie używany i czy będzie to komunikacja formalna, czy nieformalna.
- Kanały komunikacyjne – musi być porozumienie co do tego, jak będzie przebiegała komunikacja. Dobrze byłoby, gdyby zawsze udawało się do niej wrócić – świetnie sprawdzi się tu firmowy czat czy poczta e-mail.
Przyczyny niepowodzeń. Poznaj najczęstsze błędy komunikacyjne w firmach
Dlaczego komunikacja zawiodła? Przyczyną niepowodzenia jest często ten sam błąd komunikacyjny, który został wymieniony powyżej. Oznacza to, że problem leży w sposobie, w jaki komunikacja została przeprowadzona. Przyczynami niepowodzenia mogą też być:
- Zbyt duża formalność — jeśli komunikacja będzie formalna, to pracownik będzie miał wrażenie, że rozmawia z kimś, kto ma nad władzę. Tym samym pracownik nie będzie miał możliwości wyrażenia swojego zdania lub straci pewność siebie, co negatywnie wpłynie na jego komfort pracy.
- Zbyt ogólnikowa forma komunikacji – pamiętajmy o tym, że człowiek może wyrazić dwie główne opinie o danej sytuacji: dobrą lub złą. Komunikacja musi prowadzona w taki sposób, by udawało się wyciągnąć logiczne wnioski, które będą satysfakcjonujące i zrozumiałe dla wszystkich stron.
Jak zorganizować komunikację w firmie produkcyjnej?
Struktura firmy określa model komunikacji. Jest ona związana z własnością i funkcjonowaniem biznesu, a także z rodzajem produktu, który firma wytwarza, docelową grupą odbiorców oraz lokalizacją. Struktura branży jest określana przez najważniejsze czynniki, które wpływają na rozwój branży i rynku.
Idealny model komunikowania się w takiej firmie to piramida. Patrząc oddolnie: pracownicy produkcyjni – menedżer niższego szczebla – zarządzający menedżerami niższego szczebla – kierownik danego działu – kierownik wyższego szczebla – zarząd – prezes.
Czy startupy powinny opracować zasady komunikacji między działami?
Zasady powinny być jasne, jednoznaczne i poprawne. Jeśli ich nie ma, to można rozwijać współpracę w firmie za pomocą pewnej formy komunikacji niewerbalnej. Jeśli istnieją jasne zasady komunikacji, wówczas między działami będzie istniał pewien poziom zaufania.
Jednak nawet w tak luźnej strukturze, jak startup, powinien temu towarzyszyć system komunikacji wewnętrznej, z którego można korzystać w nagłych przypadkach. Komunikacja zewnętrzna powinna być poprawna i prawidłowa, jak to zostało powiedziane powyżej.
Komunikacja w firmie — podsumowanie
Komunikacja w firmie to wyzwanie, które wymaga uwagi, zrozumienia i doświadczenia. Ważne jest zrozumienie interesów pracowników, struktury firmy oraz struktury podwykonawców i klientów końcowych.
Konieczne jest również zrozumienie struktury branży, która w pewnym sensie może determinować strukturę firmy. Zwłaszcza jeśli jest to np. branża produkcyjna lub agencja ochroniarska, czy inna wyspecjalizowana działalność, która wymaga stałych godzin pracy i cyklicznego powtarzania tych samych czynności.
